Términos y condiciones

Kartia (en adelante, “Kartia”, “nosotros”, “la plataforma”) es un servicio de software como servicio (SaaS) operado en Colombia, que permite a negocios de comida y bebida — restaurantes, cafeterías, bares, panaderías, heladerías, cervecerías, food trucks, discotecas, asaderos, cocinas ocultas y similares — ofrecer un menú digital a sus clientes mediante código QR.

Estos términos regulan el uso de la plataforma disponible en kartia.co y los servicios asociados, incluyendo: el menú público con QR, el panel administrativo del negocio, las mini-apps instalables (PWA) para clientes, meseros y domiciliarios, el directorio público de negocios por ciudad y los flujos de pago de la suscripción. Al crear una cuenta o usar Kartia, aceptas estos términos.

• Negocio / Cliente: persona natural o jurídica que contrata Kartia para usarlo en su establecimiento.
• Comensal: cliente final del negocio, quien escanea el QR para ver el menú y hacer pedidos.
• Suscripción: plan de pago periódico que da acceso a la plataforma.
• Plan: nivel de servicio (Starter, Growth, Pro o Enterprise) que define el cap mensual de pedidos y el precio mensual. Los planes y sus valores vigentes se publican en kartia.co/precios.
• Cap mensual: número máximo de pedidos que un plan permite procesar en un mes calendario. Incluye un margen de gracia del 10% antes del bloqueo.
• Trial / Prueba: período inicial de 15 días sin costo, sin requerir tarjeta.

Para usar Kartia debes crear una cuenta proporcionando un correo electrónico válido. Eres responsable de mantener la confidencialidad de tu acceso y de toda actividad realizada desde tu cuenta. Si detectas un uso no autorizado, notifícanos inmediatamente a hola@kartia.co.

Debes ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar. Si actúas en nombre de una empresa, declaras tener facultades para vincularla.

Estructura de la cuenta (V1.6 — Multi-sucursal). Tu cuenta puede gestionar una o varias sucursales de la misma marca o negocio. Cada sucursal tiene su propia carta, mesas, staff y configuración operativa; el plan tarifario, los datos de facturación y la relación contractual con Kartia se mantienen al nivel de la cuenta. El cobro mensual = plan base + recargo por cada sucursal adicional (ver /precios). Tú eres responsable de mantener la información de cada sucursal actualizada y de notificarnos cuando una sucursal deje de operar para ajustar el cobro.

Kartia ofrece cuatro planes diferenciados por el volumen de pedidos mensuales que tu negocio procesa a través de la plataforma: Starter, Growth, Pro y Enterprise. Todos los planes incluyen las mismas funcionalidades; lo único que varía entre ellos es el cap mensual de pedidos y el precio. Los valores vigentes de cada plan se publican en kartia.co/precios y se consideran parte integral de estos términos.

Cap mensual y gracia: cada plan tiene un cap mensual de pedidos (cap soft). Si superas ese cap, dispones de un margen de gracia del 10% adicional antes de que se bloqueen los pedidos nuevos (cap hard). El conteo se reinicia el primer día calendario de cada mes. El plan Enterprise no tiene cap. Si tu negocio supera el cap hard de tu plan, deberás subir de plan para continuar recibiendo pedidos en ese mes.

Periodicidad: la suscripción se paga por períodos mensuales o anuales, a elección del cliente. Los planes Starter, Growth y Pro ofrecen una modalidad anual con la promoción “paga 10 meses, recibe 12”(2 meses gratis). El plan Enterprise se cotiza aparte. El cap de pedidos sigue siendo mensual aunque se pague anualidad: cada mes calendario arranca de cero y no se acumula entre meses.

Cambio de plan: puedes solicitar subir o bajar de plan en cualquier momento escribiendo a soporte. El cambio aplica inmediatamente y no se prorratea por el período en curso. Si bajas de plan y ya superaste el cap del plan inferior en el mes actual, los pedidos nuevos quedarán bloqueados hasta el inicio del siguiente mes o hasta que subas nuevamente de plan.

Métodos de pago aceptados en Colombia: PSE (todos los bancos colombianos, incluida Rappipay) y Bre-B. Los medios disponibles para tu negocio se muestran en el panel de facturación (/dashboard/billing).

En la versión actual, los pagos se registran manualmente por nuestro equipo tras verificar el comprobante que subas desde el panel de facturación o que envíes por WhatsApp o correo. La integración con pasarela automática (Wompi u otra) llegará en una fase posterior y se notificará oportunamente.

Los precios son en pesos colombianos (COP) e incluyen los impuestos aplicables. Kartia puede ajustar los precios y/o los caps de cada plan mediante notificación con 30 días de anticipación; el cambio aplica a tu próxima renovación. Los clientes activos no son trasladados automáticamente a planes diferentes — los cambios de plan siempre requieren tu solicitud.

Al crear tu cuenta dispones de 15 días naturales para probar la plataforma sin costo. No requerimos tarjeta de crédito para iniciar la prueba. Si no activas la suscripción al finalizar el trial, contarás con 7 días adicionales de gracia durante los cuales el servicio sigue activo. Pasados esos 7 días sin pago confirmado, el acceso queda suspendido hasta la renovación.

La suscripción es por períodos mensuales o anuales según elijas. Te avisaremos por correo y/o WhatsApp con al menos 5 días de anticipación al vencimiento.

Período de gracia: tras el vencimiento, dispones de 7 días de gracia para renovar sin que el servicio se interrumpa. Pasado ese plazo, el menú público deja de estar accesible y el panel administrativo entra en modo bloqueado, sin eliminar tu información.

Cancelación: puedes cancelar la suscripción en cualquier momento escribiendo a hola@kartia.co o por WhatsApp al 3005030610. La cancelación tiene efecto al finalizar el período ya pagado; no realizamos devoluciones proporcionales por períodos ya iniciados.

Suspensión por incumplimiento: Kartia puede suspender o terminar el servicio si detecta uso fraudulento, contenido ilegal, infracción de derechos de terceros o falta grave de estos términos, previo aviso razonable cuando sea posible.

Te comprometes a NO utilizar Kartia para:

• Comercializar productos ilegales o servicios no autorizados.
• Suplantar identidad de personas o negocios.
• Cargar contenido obsceno, difamatorio o que infrinja derechos de terceros.
• Intentar acceder, alterar o sobrecargar la infraestructura técnica.
• Recolectar datos de comensales con fines distintos a la operación normal del negocio.
• Revender o sublicenciar el acceso a la plataforma sin autorización escrita.

Eres responsable de la exactitud y legalidad del contenido que cargues (precios, descripciones, fotos, ingredientes, alérgenos, etc.) y del cumplimiento normativo aplicable a tu negocio (sanitario, tributario, etc.).

La plataforma Kartia, su código fuente, diseño, marca, logos y documentación son propiedad de Kartia o de sus licenciantes. Te otorgamos una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar la plataforma según estos términos.

El contenido que cargues a la plataforma (carta, fotos, descripciones, datos de tu negocio) sigue siendo de tu propiedad. Nos otorgas una licencia para almacenarlo, procesarlo y mostrarlo a tus comensales en la medida necesaria para prestar el servicio.

Trabajamos para mantener la plataforma operativa 24/7, pero no garantizamos disponibilidad ininterrumpida. Pueden producirse mantenimientos, fallas externas (proveedores de hosting, internet, energía) o eventos de fuerza mayor.

Kartia no se hace responsable por:

• Pérdidas indirectas, lucro cesante o daños emergentes derivados del uso o no uso de la plataforma.
• Errores tipográficos del cliente en su carta (precios, ingredientes, descripciones).
• Reclamaciones entre el negocio y sus comensales por la calidad del producto/servicio.
• Caídas de proveedores externos (Supabase, Vercel, pasarelas de pago, etc.).

La responsabilidad máxima de Kartia, en cualquier caso, se limita al valor pagado por el cliente en los 3 meses anteriores al hecho que origine el reclamo.

Kartia ofrece dos flujos opcionales para que los comensales paguen online, y el restaurante puede activar uno, ambos o ninguno desde su panel de configuración:

(a) Flujo manual con comprobante. El comensal paga desde la app de su banco (QR, transferencia, Bre-B, Nequi, Daviplata u otros medios definidos por el restaurante) y sube el comprobante directamente en Kartia. Kartia no procesa ese pago, no almacena información financiera del comensal y no actúa como pasarela ni intermediario de fondos. El dinero va directo del comensal a la cuenta del restaurante; nosotros solo facilitamos la captura del comprobante para que el personal del restaurante lo verifique y libere el pedido a cocina.

(b) Flujo automático vía pasarela BYO (Wompi). El restaurante puede conectar su propia cuenta de Wompi (u otra pasarela soportada en el futuro) en Configuración → Cobros, registrando sus llaves de API. Cuando el comensal elige esta opción, Kartia construye un enlace de pago firmado y lo redirige acheckout.wompi.co (operado por la pasarela, no por Kartia). El comensal paga ahí con tarjeta, PSE, Nequi, Bancolombia, Daviplata u otros medios habilitados, y la pasarela confirma a Kartia mediante un evento (webhook) firmado criptográficamente que el pago fue recibido. Kartia sigue sin tocar el dinero: la pasarela lo deposita directamente en la cuenta del restaurante. Kartia no cobra comisión por pedido en ninguno de los dos flujos; la pasarela BYO sí cobra su propia comisión por transacción (aproximadamente 2,5%-3% según el método), la cual el restaurante asume directamente con la pasarela, sin intermediación de Kartia.

Custodia de credenciales BYO. Las llaves de API (public key, private key, events secret e integrity secret) que el restaurante registra para activar el flujo automático se almacenan cifradas con AES-256-GCMen nuestra base de datos. Solo se descifran en memoria efímera del proceso que construye un enlace de pago o valida un webhook, nunca se registran en logs, analíticas, copias de seguridad legibles ni se comparten con terceros. El restaurante puede pausar la integración (preservando las llaves) o desconectarla por completo (borrando las llaves) en cualquier momento desde su panel.

Relación con la pasarela. El restaurante es titular único de la cuenta de la pasarela y mantiene una relación contractual directa con ella; Kartia no es parte de esa relación. Cualquier disputa relacionada con cobros, reembolsos, chargebacks, comisiones, KYC o cierre de cuenta de la pasarela se resuelve directamente entre el restaurante y la pasarela. Kartia solo provee la integración técnica y no se hace responsable por interrupciones, cambios de tarifa, decisiones comerciales o disponibilidad del servicio de la pasarela.

Almacenamiento del comprobante: el archivo (imagen o PDF) se guarda comprimido en almacenamiento privado en la nube. Solo el personal autorizado del restaurante asociado al pedido puede consultarlo, mediante enlaces firmados de corta duración (15 minutos). Kartia no comparte el comprobante con terceros distintos a ese equipo.

Retención: los comprobantes se conservan por 90 díasdesde la creación del pedido y luego se eliminan automáticamente del almacenamiento. Los pedidos auto-cancelados por falta de comprobante (15 minutos en autoservicio, 30 minutos en domicilio) ven sus archivos removidos de inmediato. Los registros operativos del pedido (monto, método, fecha, quién verificó) sí se conservan por motivos contables y de auditoría según los plazos legales aplicables.

Verificación manual: el personal del restaurante valida el comprobante contra su extracto bancario y puede confirmarlo o rechazarlo con motivo. Cualquier disputa derivada de la veracidad del comprobante o de la recepción del dinero se resuelve directamente entre el comensal y el restaurante; Kartia no es parte de esa relación financiera.

Kartia genera para cada pedido un recibo digital informativo(disponible en kartia.co/recibo/[id]) que respalda visualmente la transacción entre el comensal y el restaurante. Este recibo es una herramienta operativa de la plataforma, NO un documento fiscal autorizado por la DIAN.

El recibo Kartia NO reemplaza la factura electrónica de venta ni el documento equivalente POS electrónico exigidos por la Resolución DIAN 165 de 2023 y sus modificaciones. La emisión de dichos documentos legales es responsabilidad exclusiva del restaurante.

Kartia no es proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para emitir documentos electrónicos. Somos software de operación restaurantera. Por lo tanto:

• El cumplimiento de las obligaciones tributarias del restaurante (registro como facturador electrónico, certificado digital, resoluciones de numeración DIAN, emisión y transmisión de documentos legales, conservación de archivos UBL, cálculo y pago de impuestos como IVA o INC) es responsabilidad del restaurante.
• Si la DIAN audita, sanciona o requiere documentación fiscal al restaurante, Kartia no asume esa responsabilidad ni reembolsa multas, intereses, ni costos asociados.
• El recibo Kartia incluye un sello visible indicando su carácter informativo y no fiscal, además de la mención expresa de la Resolución 165 de 2023.

Integración opcional con proveedores fiscales (a futuro): Kartia puede ofrecer, como funcionalidad opcional, la integración técnica con proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN (por ejemplo Nextpyme, Factus, Alegra) bajo modelo Bring Your Own Account: el restaurante contrata directamente su plan con el proveedor fiscal, paga con su tarjeta, y configura sus credenciales de API dentro de Kartia para que la emisión de documentos electrónicos se haga de forma automática al cerrar cada pedido. En ese escenario:

• La relación comercial es entre el restaurante y el proveedor fiscal. Kartia no es parte de ese contrato ni intermediario de pago.
• Los documentos electrónicos se emiten con el NIT y la resolución DIAN del restaurante, no de Kartia.
• Cualquier disputa relacionada con la validez, exactitud o transmisión de documentos fiscales se resuelve entre el restaurante y su proveedor fiscal.
• Kartia garantiza disponibilidad razonable de la integración técnica pero no garantiza la disponibilidad de los servicios del proveedor fiscal ni de la DIAN.

Si tienes dudas sobre tus obligaciones DIAN, consulta con tu contador o asesor tributario. Kartia no presta asesoría fiscal.

Kartia opera un directorio público en kartia.co donde los visitantes pueden descubrir negocios por ciudad. Tu negocio aparece automáticamente en este directorio cuando tu suscripción está activa, mostrando los datos que configuraste como públicos: nombre, logo, color, slogan, categoría, ciudad, dirección, rating agregado y horarios.

Opt-out:puedes desactivar la aparición de tu negocio en el directorio en cualquier momento desde el panel administrativo (opción “Aparecer en el directorio Kartia”). Hacerlo no afecta el funcionamiento del menú vía QR físico ni los links directos que ya hayas compartido — el negocio sigue operando normalmente.

El rating mostrado en el directorio se calcula agregando las calificaciones que dejan tus comensales y solo se publica cuando hay al menos 3 votos. Los comentarios individuales NO son públicos — solo los ves tú dentro de tu panel. Kartia no edita ni modera la nota que el cliente ingresa, salvo eliminación de contenido manifiestamente abusivo o ilegal a tu solicitud.

Cuando tu negocio acepta domicilios, Kartia ofrece la opción opcional (default desactivada) de que el comensal sume una propina al domiciliario en el momento de confirmar el pedido. Esta funcionalidad se activa desde el panel de configuración y permite definir hasta 3 montos sugeridos.

La propina pertenece al domiciliario que entregó el pedido, no al negocio. Kartia registra el monto como ingreso del repartidor y lo refleja como tal en los reportes operativos del equipo. El negocio es responsable de transferirle al domiciliario la propina que el comensal pagó — Kartia no actúa como intermediario laboral ni reemplaza ninguna obligación contractual entre el negocio y su equipo.

Cuando el comensal paga online, la propina se incluye en el monto del comprobante. Cuando paga contraentrega, la propina forma parte del efectivo que recibe el domiciliario al entregar.

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad, que cumple la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data Colombia y el Decreto 1377 de 2013. Te invitamos a revisarla.

Podemos actualizar estos términos para reflejar cambios en el servicio, leyes aplicables u operación. Las actualizaciones se publicarán en esta página con la nueva fecha de “Última actualización”. Para cambios materiales te notificaremos por correo o WhatsApp con 15 días de anticipación. El uso continuado de la plataforma tras la publicación implica aceptación de los nuevos términos.

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada o relacionada con el servicio se resolverá preferentemente de manera amistosa entre las partes. En caso de no llegar a acuerdo, la jurisdicción competente será la de los jueces de la ciudad de Bogotá, Colombia.

Para cualquier duda sobre estos términos, escríbenos a:

• Correo: hola@kartia.co
• WhatsApp: 3005030610